1. Als Admin müssen Sie als erstes einen Mailserver eintragen.
2. Die Benutzer müssen dann Ordner für den Import in Outlook anlegen und in ihrer Benutzerkonfiguration in Theseus Benutzerkonto, Postfächer und Regeln einrichten.
3. Um Import-Postfächer zu sogenannten "zentralen Import-Postfächern" zu machen, benötigen Sie ein Rollenrecht. Hierfür ist das Datenbank-Recht auf die Tabelle "Benutzer Mailimport Ordner" und die Spalte "SystemAccount" notwendig. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit in der Mandantenadministration im Bereich Allgemein festzulegen, dass beim Email-Import die zuzuordnenden Kontaktpersonen nur im Projekt des Import-Ordners gesucht werden sollen, anstatt in allen Projekten des Besitzers des Importpostfaches.
4. Als Administrator haben Sie außerdem die Möglichkeit, die auswählbaren Ordner aus Outlook für die Benutzer einzuschränken:
Sie können zum einen die Ordner komplett für den Mailimport verbieten, was bedeutet, dass diese den Benutzern bei der Auswahl der Import-Ordner nicht angezeigt werden. Zum anderen gibt es die Möglichkeit, die Import-Ordner erst nach Bestätigung einer Abfrage zu erlauben.
Ordner komplett ausblenden: IMAPFolderHide=Kalender
Ordner erst nach Abfrage zulassen: IMAPFolderBlacklist=Belege;Kunden
Sollten Sie mit EWS importieren, müssen Sie vor eventuellen Unterordner ein "t" angeben.
5. Wenn der Bearbeiter eines Ereignisses geändert wird, wird der neu hinterlegte, Bearbeiter als "Versender" verstanden, sofern dieser E-Mail Informationen im System hinterlegt hat, wenn das Ereignis als E-Mail versendet werden soll.
Bedeutung der Spalte EVENTINFO.PROCESSING in der Datenbank
Mit dem Wert in dieser Spalte wird der Status des Mailversands für dieses Ereignis angezeigt:
-1 = Fehler beim Verschicken
0 = Keine Mail
1 = Muss noch von JT Mail verschickt werden.
2 = Wird gerade verschickt
3 = Wurde erfolgreich verschickt
Ausgehende Mails aus Ihrem Mailprogramm automatisch in Theseus importieren: JTheseus cc-Import