Theseus bietet die Möglichkeit, die UStID (Umsatzsteuer Ident Nummer) ausländischer Firmen automatisch beim BZSt (Bundeszentralamt für Steuern) zu überprüfen.
Das bedeutet, dass nur geprüft wird, ob es die in einer Adresse in Theseus eingetragene Steuernummer gibt oder nicht. Ob diese Steuernummer auch zu der entsprechenden Adresse gehört, wird nicht überprüft.
· Eine qualifizierte Prüfung (mit und ohne Druck)
Bei der qualifizierten Bestätigungsabfrage werden zusätzlich auch die Felder Firma1, Firma2, Firma3 übergeben.
Es wird überprüft, ob diese Daten mit denen beim BZSt hinterlegten übereinstimmen.
Eine qualifizierte Prüfung ohne Druck – die Ergebnisse der Prüfung kommen auf elektronischem Wege zurück und werden in Theseus abgespeichert.
Eine qualifizierte Prüfung mit Druck – zusätzlich kommt ein Schreiben des Bundeszentralamtes für Steuern per Post zurück.
Der Ablauf der Prüfung wird im Ablaufdiagramm dargestellt.
Möglichkeiten, eine Verifizierung anzustoßen
- automatisch durch das Eintragen oder Ändern einer Steuernummer in der Registerkarte "Adresse" der Adressmaske
- manuell durch Klick auf den Button "Verifizierung starten" hinter der Steuernummer in der Registerkarte "Adresse" der Adressmaske
- für mehrere Adressen gleichzeitig über den Button "USt-ID-Verifizierung anstoßen" im Bearbeiten-Menü des Verteilers oder der Tabellenansicht.
Voraussetzungen für eine Verifizierung
- Bei dem Land der Adresse handelt es sich nicht um Deutschland
- Zu dem Land der Adresse wurde unter Stammdaten -> Länder ein UStID-Kürzel hinterlegt (nur direkt über die Datenbank möglich)
- Die ersten beiden Buchstaben der Steuernummer stimmen mit dem UStID-Kürzel überein (anderenfalls erfolgt eine Fehlermeldung)
- Für die "Nacharbeit" durch die Routine (s. "2 Ebenen der Prüfung") ist die Angabe, wann die Routine erneut prüfen soll, nötig (Mandantendetails, Registerkarte "Allgemein", Bereich "UStID Prüfung").
Zwei Ebenen der Prüfung
1. Beim Anstoßen der Verifizierung wird durch Theseus selbst versucht, eine Verifizierung vorzunehmen.
2. Verifizierungsversuche, die beim ersten Versuch kein Ergebnis gebracht haben, weil zum Beispiel der Server des BZSt nicht erreichbar war, werden durch eine separate Routine wiederholt.
Spaltenerklärungen
Beim Anstoß der Verifizierung wird in der Tabelle "VatNumberVerification" ein Eintrag mit der zu verifizierenden UStID, den aktuellen Adressdaten der entsprechenden Adresse, sowie mit Datum, Uhrzeit und Auslöser der Verifizierung erstellt.
In der Status-Spalte wird der Status über folgende Werte festgehalten:
0 - Startwert
A / 1 - Server-Error während der Verifizierung (Error-Codes vom BZSt: 205, 207, 208, 217, 999 und alle andere)
B / 2 - Verifizierung negativ abgeschlossen (Nummer ist falsch bzw. in dem Land der Adresse nicht gültig; Error-Codes vom BZSt: 201 - 204, 209 - 214, 220)
C / 3 - Verifizierung positiv abgeschlossen (Nummer ist in dem Land der Adresse gültig; Codes vom BZSt: 200, 216, 218, 219)
D / 4 - Verifizierung läuft
Einträge mit dem Status 0 oder 1 werden von der separaten Routine erneut geprüft, bis ein Status 2 oder 3 vorliegt. Die Routine verfügt über eine eigene User-ID. Dadurch können Sie sehen, ob das Prüfungsergebnis erst durch die Routine oder bereits bei die Initiierung durch den Benutzer ermittelt wurde.
Das Ergebnis der Prüfung wird dann in den Spalten Errorcode und Description festgehalten. Eine Liste möglicher Error-Codes und deren Beschreibung finden Sie auf der Internetseite des BZSt (https://evatr.bff-online.de/eVatR/xmlrpc/codes).
Hinweis: Auch wenn die Routine nur für die Weiterverfolgung von erfolglosen Verifizierungsversuchen laufen muss, so werden die mit der Routine ausgelieferten Bibliotheken auch für die manuelle Initiierung der Verifizierung gebraucht.
Source: Source steht hier für die Quelle aus der die Anfrage zur Umsatzsteuerprüfung heraus angestoßen wurde. Mögliche Werte sind hier:
0 - CRM
1 - BZSt
2 - Vies
3 - SnapAddy
System: System steht hier für das System, welches eine Antwort auf ihre Anfrage gesendet hat. Mögliche Werte sind hier:
0 - BZSt
1 - Vies
2 - SnapAddy
Checktype: Checktype gibt ihnen an um welche Art der Überprüfung es sich handelt:
0 - Einfache überprüfung
1 - qualifizierte Prüfung ohne Druck
2 - qualifizierte Prüfung mit Druck
IconColor: Die Farbe des Icons gibt auf einen Blick aufschluss über den Status ihrer Anfrage:
0 - kein Wert vorgesehen.
1 - Rot - Die Prüfung ist fehlgeschlagen.
2 - Gelb - Die UStID ist korrekt aber die qualifizierte Prüfung war negativ.
3 - Grün - Die Prüfung war erfolgreich.
4 - Blau - Ein Prüfungsergebnis wurde um die Daten der Vies-Prüfung ergänzt.
5 - Orange - Die UStID ist korrekt und die qualifizierte Prüfung über SnapAddy wurde durchgeführt.
Das Prüfungsergebnis können Sie in der entsprechenden Adressmaske in der Registerkarte "Adresse" über die Icons hinter dem Feld "Steuernummer" einsehen. Das Ergebnis der Verifizierungen, kann zum Beispiel so aussehen:
Informationen zu der SnapAddy Integration
Wo trägt man die SnapAddy Server URL & den Token für SnapAddy ein?
Sie finden sowohl den Ort für die SnapAddy Server URL als auch den Token unter den Theseus Systemeinstellung im Menüpunkt "Allgemein". Dort können Sie einfach ihre Daten hinterlegen.
Wie erhalte Ich die SnapAddy-Server URL und Tokens?
Weitere Informationen zur VatVerification Routine:
Qualifizierte UStID Überprüfung per VIES
Ablaufplan für VIES