Nach der Erstellung eines IMAP-/EWS-Postfaches können Sie hier die Mailimport-Ordner hinzufügen, nachträglich bearbeiten und weitere Einstellungen zum Mailimport vornehmen.
Es empfiehlt sich für jedes Projekt einen eigenen Import-Ordner anzulegen, damit die importierten Mails direkt im richtigen Projekt angezeigt werden und so die richtigen Mitarbeiter darauf Zugriff haben.
Abbildung: Importordner hinzufügen
Importregel aktiv
Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie E-Mails aus den Importverzeichnissen ihres E-Mail-Clients importieren wollen. Deaktivieren Sie diese Option, wenn E-Mails nicht importiert werden sollen. Standardmäßig ist diese Option aktiviert.
Importierte EMails löschen (nur sichtbar wenn "Importregel aktiv" markiert ist)
Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn erfolgreich in Theseus importierte E-Mails nicht in den Erfolgreich-Ordner des E-Mail-Clients (z.B. Outlook) verschoben, sondern direkt gelöscht werden sollen. In diesem Fall wird der Ordner-Button in der Zeile "Erfolgreich-Ordner" ausgeblendet.
System Import-Folder (nur mit entsprechenden Rechten verfügbar)
Wenn Sie dieses Flag markieren, ändern Sie die Regel, nach der der Bearbeiter einer importierten Mail ermittelt wird. Sie brauchen bei markiertem Flag nur den "Import-Ordner" und den "Erfolgreich-Ordner" auswählen. Diese sind Pflicht. Sollten die Ordner "Fehler" und "Erfolgreich" nicht von Ihnen ausgewählt werden, werden diese automatisch gefüllt und in dem entsprechenden Account beim nächsten Import automatisch erstellt.
Übernehmen Sie hier die Ordner, die Sie zuvor in ihrem E-Mail-Client (z.B. Outlook) definiert haben.
Hinweis - Folgende Zeichen dürfen in Ordnernamen NICHT verwendet werden: " / \
- Nach einem Klick auf diesen Button
wird das Fenster "Import-Ordner" geöffnet, indem alle Ordner ihres E-Mail-Clients zur Übernahme angeboten werden. Sollten Ihnen nicht alle Ordner zur Auswahl angeboten werden, so hat Ihr Administrator in der Ini-Datei diese Ordner vom Mailimport ausgeschlossen.
- Nach einem Klicken auf den entsprechenden Ordner in der Ordnerliste wird der Ordner in das aktuelle Eingabefeld übernommen. Zur Auswahl eines Unterordners muss der übergeordnete Ordner über das "+" Symbol geöffnet werden. In einigen Fällen kann es zu einer Abfrage kommen, in der Sie gefragt werden, ob Sie wirklich aus diesem Ordner importieren wollen. Diese Ordner legt Ihr Administrator ebenfalls in der Ini-Datei fest.
Ereignis-Projekt
Für die Erzeugung von Aufgaben, Erinnerungen und Ereignissen können Sie hier auswählen, welches Projekt der E-Mail nach dem Mailimport zugeordnet werden soll. Vorgeschlagen wird hier standardmäßig das in der Benutzerkonfiguration hinterlegte Standard-Projekt.
was?/wofür? (Bei einigen Kunden Bereich/Abteilung, Kategorie)
In diesen Feldern haben Sie die Möglichkeit den Ereignissen unterschiedliche Kategorien und Unterkategorien zuzuordnen. Vorbelegt sind diese Felder standardmäßig mit "none".
Hinweis: Wenn Sie unter "Benutzerkonfiguration Allgemein Ereigniserfassung" eine Standard-Belegung für "Was?" (bzw. "Bereich/Abt.") eingestellt haben, wird diese NICHT hier angezeigt.
Aufgabe/Erinnerung erzeugen: Entscheidungsfälle für Mailimport
In dieser Listenauswahl können Sie festlegen, ob nach dem Mailimport eine Aufgabe bzw. Erinnerung in der Aufgabenliste erzeugt werden soll oder nicht.
Status (nur sichtbar wenn Aufgaben erzeugt werden sollen)
Wenn beim E-Mail-Import Aufgaben erzeugt werden sollen, können Sie aus diesem Listenfeld einen Status für die Aufgaben auswählen.
Gruppen (nur sichtbar wenn Aufgaben erzeugt werden sollen)
Wenn erzeugte Aufgaben bei allen Mitgliedern einer Gruppe (z. B. Gruppe Vertrieb) in der Aufgabenliste angezeigt werden sollen, können Sie hier die gewünschte Gruppe nach einem Klick auf das Listenfeld eingeben.
Exchange Workflow
Auf jede importierte Mail wird der ausgewählte Workflow angewendet (rechteabhängig).
Zur "Nachverfolgung" gekennzeichnete Mails nach dem Import automatisch an den Business Browser Desktop heften
Wurde ein Mail in Outlook zuvor "Zur Nachverfolgung" gekennzeichnet und anschließend in einen Import-Ordner verschoben, so wird das Ereignis dazu an den Business Browser Desktop angehängt.