Bei der Konfiguration von POP3-Postfächern oder IMAP-/EWS-Ordnern können Sie in dieser Listenauswahl festlegen, ob JTheseus erfolgreich importierte E-Mails als Aufgabe oder Erinnerung in der Aufgabenliste darstellen soll oder nicht.
Hinweis: Mit einem Fax-to-Mail Gateway kann JT auch Faxe (die dann als Mails mit Anhang im Postfach ankommen) automatisch importieren, weil diese Gateways die Fax-Nummern nach der Systematik Faxnummer@Fax-to-Mail-Gateway.Tesla.de umwandeln.
Beispiel: Wenn Sie speziell für unbekannte Absender Aufgaben erzeugen möchten, wählen Sie den Eintrag "Nur für nicht zugewiesene Emails Aufgaben erzeugen".
Ein weiterer Entscheidungsfaktor ist die Tatsache, ob die E-Mail-Adresse des Absenders zum Zeitpunkt des Mailimports in Theseus einer Kontaktperson als Medienadresse hinterlegt (= "bekannt") ist oder nicht (= "unbekannt"). In letzterem Fall wird auch von einer "nicht zugewiesenen E-Mail" gesprochen. Zusätzlich kann die Medienadresse AKTIV oder INAKTIV gesetzt werden. INAKTIV bedeutet, dass E-Mails nicht importiert werden und in den Inaktiv-Ordner in Outlook verschoben werden.
Ausnahme: Wenn die Mailadresse des Absenders in den Versandeinstellungen eines Benutzers definiert ist (der Benutzer selbst demnach als Absender identifiziert ist), werden E-Mails immer importiert.
In der nachfolgenden Tabelle erhalten Sie eine Übersicht der einzelnen Entscheidungsfälle:
|
Aufgabe / Erinnerung erzeugen |
Absender |
Aufgabenliste |
Mail wird gehängt an |
Ereignis-Projekt muss Status besitzen |
|
Keine Erinnerungen oder Aufgaben erzeugen |
bekannt +
Medienadresse ist aktiv |
--- |
Absender |
|
|
Keine Erinnerungen oder Aufgaben erzeugen |
unbekannt |
Erinnerung |
NN |
|
|
Für alle Emails Aufgaben erzeugen |
bekannt +
Medienadresse ist aktiv |
Aufgabe |
Absender |
X |
| Für alle Emails Aufgaben erzeugen |
unbekannt |
Aufgabe |
NN |
X |
|
Für alle Emails Erinnerungen erzeugen |
bekannt +
Medienadresse ist aktiv |
Erinnerung |
Absender |
|
| Für alle Emails Erinnerungen erzeugen |
unbekannt |
Erinnerung |
NN |
|
|
Nur für nicht zugewiesene Emails Aufgaben erzeugen |
bekannt +
Medienadresse ist aktiv |
--- |
Absender |
X |
|
Nur für nicht zugewiesene Emails Aufgaben erzeugen |
unbekannt |
Aufgabe |
NN |
X |
|
E-Mails nicht automatisch dem Absender zuordnen |
bekannt/unbekannt |
Erinnerung |
NN |
|
Hinweis: Sollte die Absender-EMail-Adresse mehrfach gefunden werden und ist diese Medienadresse bei mehreren Kontaktpersonen in einer einzigen Adresse hinterlegt, wird die EMail an die Basisanschrift der KPs gehangen und die Kontaktpersonen werden als Mitglieder hinzugefügt.