Wenn Sie in der Registerkarte "Kontaktpersonen", dem Verteiler oder der Tabllenansicht auf "Hinzufügen" klicken, können Sie dem aktuellen Element (Beleg, Adresse, Verteiler, Tabellenansicht...) eine bereits angelegte Person / Kontaktperson hinzufügen.
Es öffnet sich die Kombisuche, in der Sie die gewünschte Kontaktperson durch Klicken auf den blauen Pfeil in der ersten Spalte des gewünschten Datensatzes auswählen können.
Abbildung: Übernahme der Kontaktperson
HINWEIS:
Die Suche erfolgt wie in der Kombisuche beschrieben. Es gibt aber folgende Abweichungen:
1. Die Vorbelegung der "Einstellungen" ist fix:
- Nur ein Projekt pro Kontaktperson
- Auch gesperrte Adressen und Kontaktpersonen
- N.N. (Basisanschrift) und Kontaktpersonen
2. Bei der Beleg-/Chancenmaske werden automatisch alle Kontaktpersonen der zu diesem Beleg / dieser Chance gehörenden Adresse angezeigt.
Nach der Auswahl der gewünschten Kontaktperson schließt sich die Kombisuche und in der Registerkarte ist nun im oberen Teil ein Eingabebereich für weitere Angaben zur Kontaktperson (s. u.).
Eingabebereich aus der Adressmaske:
Da Sie hier durch die Zuordnung einer bestehenden Person zu einer Adresse eine neue Kontaktperson erstellen, können Sie, bis auf die rein auf die Person bezogenen Daten (z.B. Name und Geburtstag), alles anpassen.
Über die beiden Projektfelder können Sie der Kontaktperson bis zu zwei Projekte geben. Nur das erste Projektfeld ist ein Pflichtfeld. Es wird mit Ihrem Standardprojekt vorbelegt.
In den Medienfeldern werden die Medien der Adresse, sofern vorhanden, vorbelegt: die Telefon- und/oder Faxnummer ohne Durchwahl und die Email-Adresse ab dem @-Zeichen.
Alle weiteren Angaben (soweit bekannt) verfeinern die Informationen zur Beziehung der Person zur Adresse.
Mit Klick auf "Speichern" fügen Sie die Person der Adresse als neue Kontaktperson hinzu und es öffnet sich die Personenmaske, in der Sie der neuen Kontaktperson Eigenschaften, weitere Medien oder ein individuelles Etikett geben können.
Wenn Sie auf "Abbruch" klicken, wird die Funktion "Hinzufügen" abgebrochen und der obere Teil der Registerkarte geschlossen.
Hinweis: Sollten Sie die Telefon- oder Faxnummern nicht geändert und im 4. Feld keine Eintragung vorgenommen haben, werden diese vorbelegten Eintragungen verworfen und nicht gespeichert. Auch unvollständige Email-Adressen, die kein weiteres Zeichen vor dem @-Zeichen besitzen, werden nicht gespeichert.
Eingabebereich aus der Beleg-/Chancenmaske:
Da es sich in der Beleg-/Chancenmaske um eine bestehende Kontaktperson handelt, die Sie dem Beleg / der Chance zuweisen, können Sie hier allein die Beziehung zum Beleg auswählen. Alle anderen Felder sind nur lesbar.
Mit Klick auf "Speichern" fügen Sie die Kontaktperson dem Beleg hinzu.
Wenn Sie auf "Abbruch" klicken, wird die Funktion "Hinzufügen" abgebrochen.
In beiden Fällen wird der Eingabebereich geschlossen.
Hinweis: Die vorbelegten Eintragungen in den Medien-Feldern werden beim Speichern verworfen und nicht gespeichert.