Das Belegwesen in JTheseus beinhaltet in erster Linie das Erstellen und Fortführen von Belegen im Vertriebsprozess (z. B. Angebote, Lieferscheine...). Diesem Prozess vorgelagert ist das Registrieren / Festhalten von Verkaufs-Chancen (auch Leeds genannt). Hierfür gibt es eine spezielle Darstellung.
Belege
Ein Beleg umfasst sowohl die gewünschten Artikel, als auch Angaben zu Kontaktpersonen, Abweichenden Adressen, verknüpfte Ereignisse und Belege sowie diverse Eigenschaften.
Sie können auch direkt nach bereits erstellten Belegen suchen. In dem Menü links auf Ihrer Startmaske finden Sie unter dem Menüpunkt "Suchen" die Belegsuche.
Sie können Belge weiterführen und zum Beispiel ein Angebot zur Auftragsbestätigung abrufen. Innerhalb der so entstandenen Belegketten können Sie "durchblättern".
Chancen
Eine Chance beinhaltet keine einzelnen Artikel, lässt sich aber einer Produktgruppe bzw. einem Thema zuweisen. Sie können hier den erwarteten Umsatz und die Wahrscheinlichkeit für einen positiven Abschluss hinterlegen. Wie dem Beleg können Sie auch der Chance Eigenschaften, Kontaktpersonen und Ereignisse geben. Sie können sogar bei der Erstellung der Chance automatisch ein Ereignis hierüber erstellen und Kollegen darüber informieren.
Auch nach Chancen können Sie suchen. In dem Menü links auf Ihrer Startmaske finden Sie unter dem Menüpunkt "Suchen" die Chancensuche.
Voraussetzungen / Administrationsmöglichkeiten
1. Als Administrator müssen Sie zuerst Belegtypen anlegen. Das machen Sie unter Belegwesen -> Belegtypen. Zu den Belegtypen können Sie auch Standardtexte pflegen.
2. Dann legen Sie unter Stammdaten -> Eigenschaften für die verschiedenen Belegtypen oder für alle zusammen Eigenschaften an. Orientieren Sie sich dabei am besten insbesondere an dem, was in der Administration Mandant -> Registerkarte "Belege" abgefragt wird. Für Chancen müssen Sie die Eigenschaften später noch einem Fragebogen zuweisen.
3. Damit Ihnen die erstellten Belege auch in den Registerkarten angezeigt werden, müssen Sie unter Import -> Importfrontend -> "Adressen und Personen importieren" ein Schema erstellen. In diesem Schema legen Sie fest, welche Angaben Ihnen zu dem Beleg angezeigt werden sollen.
4. Jetzt müssen Sie die bisher angelegten Daten noch zusammenfühen. Unter Administration Mandant -> Registerkarte "Belege" wählen Sie dafür aus, welcher Belegtyp bei Ihnen für Chancen genommen werden soll, welche Angaben zu dem Beleg / der Chance in den einzelnen Registerkarten angezeigt und welche Eigenschaften an welcher Stelle abgefragt werden sollen. Auch mögliche Belegketten sowie Angaben, die auf jeden Beleg gedruckt werden sollen (z. B. Bankverbindung) pflegen Sie hier.
5. a) Nur für Belege: Damit Sie Ihren Belegen auch Artikel hinzufügen können, müssen Sie diese noch unter Belegwesen -> Artikel anlegen.
5. b) Nur für Chancen: Für die Ermittlung des kalkulierten Wertes einer Chance können Sie unter Administration -> Projekt -> Registerkarte "Allgemein" einen Preis für eine Einheit angeben. Die Einheit wird standardmäßig in qm angegeben (in der Administration und auch in der Chancenmaske). Sollten Sie eine andere Einheit wünschen, können wir das für Sie ändern.
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