Mit den entsprechenden
Rechten haben Sie hier die Möglichkeit, bei individuell bestimmbaren Personen, einen Teil der Personendaten (Telefon, Fax, Handy und EMail-Adresse) von Theseus nach Exchange in Ihr persönliches Outlook-Adressbuch zu "kopieren". Welche Daten genau dabei übergeben werden, finden Sie weiter unten auf dieser Seite.
Personen, die Sie auf diese Weise gerne in Outlook wiederfinden möchten, können Sie in Theseus über Aktivierung des Buttons oben links in der Maske "abonnieren".
= Nicht abonniert für Exchange-Sync (inaktiv, zum abonnieren anklicken)
= Abonniert für Exchange-Sync, die Daten werden nach Exchange synchronisiert (aktiv, zum beenden des "Abos" anklicken)
Wenn dieses Icon innerhalb der Kombi-Suche aktiv ist werden nur Kontaktpersonen angezeigt, welche für den Exchange-Sync abonniert sind.
Hinweis: Damit auch Bilder synchronisiert werden muss der Theseus Dokumenten-Pfad richtig konfiguriert sein. Wenden Sie sich dazu bitte an Ihren Systemadministrator.
Achtung: Die Daten werden nur von Theseus nach Outlook synchronisiert, nicht anders herum. Sobald Änderungen in Theseus vorgenommen werden, werden diese auch in Outlook aktualisiert. Änderungen in Outlook dagegen wirken sich nicht in Theseus aus. Diese werden jedoch bei Änderungen in Theseus wieder überschrieben. In Outlook erkennen Sie eine mit Theseus synchronisierten Person an dem Hinweis "Theseus Person" in der Notiz des Kontaktes. Diese Bezeichnung kann bei Ihnen abweichend sein, da sie in der ini-Datei mit dem Parameter "NotesTitle" geändert werden kann.
Ist eine Person mehreren Adressen zugeordnet (Firmen- und/oder Privat-Adressen) werden die Daten wie folgt synchronisiert:
1. Geschäftlich: eine nicht als "privat" gekennzeichnete Adresse mit der aktuellsten EMail-Adresse
2. Privat: eine als "privat" gekennzeichnete Adresse mit der neusten EMail-Adresse
3. Geschäftlich: eine nicht als "privat" gekennzeichnete Adresse mit der zweitaktuellsten EMail-Adresse
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Bezeichnung in Outlook |
Bezeichnung in Theseus |
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Geschäftlich |
Telefon der Kontaktperson zur 1. Adresse |
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Fax Geschäftlich |
Fax der Kontaktperson zur 1. Adresse |
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Firma |
Telefon der Adresse zur 1. Adresse |
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Mobiltelefon |
Handy der Kontaktperson zur 1. Adresse |
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Privat |
Telefon der Kontaktperson zur 2. Adresse |
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Privat 2 |
Handy der Kontaktperson zur 2. Adresse |
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Fax Privat |
Fax der Kontaktperson zur 2. Adresse |
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Haupttelefon |
Telefon der Adresse zur 2. Adresse |
Beispiel-Outlook-Visitenkarte von einer mit Exchange synchronisierten Kontaktperson.
Mit einem Doppelklick kann die Karte geöffnet werden.
Kontakte synchronisieren: von Outlook nach Theseus
Mit entsprechenden Rechten (Tabelle "UserMailServerConfiguration" Spalte "SynchContact" Rechte “Ändern”) können Sie auch noch nicht synchronisierte Kontakte von Outlook nach Theseus synchronisieren.
Dazu müssen Sie in den EMail Einstellungen (Kontextmenü – bearbeiten) einen Haken bei „Kontakte synchronisieren“ setzen:
Dabei werden die Kontakte folgendermaßen behandelt:
-Bei genau einem Treffer der Medien in einer existierenden Kontaktperson (ungleich N.N.) wird synchronisiert und zusätzliche Informationen aus dem Outlook-Kontakt (z.B. Geburtsdatum) in die Theseus Kontaktperson ergänzt. (Outlook darf nie Informationen in JT überschreiben, sondern nur hinzufügen!)
-Sobald auch nur 1 Feld zwischen Outlook und Theseus widersprüchlich ist (z.B. abweichender Vorname oder Abteilung) wird eine neue Kontaktperson in Theseus erstellt. Falls es sich bei der Kontaktperson doch um eine Dublette handelt, können Sie diese nachträglich Zusammenführen. Somit gehen nie Informationen verloren.
-Existiert nur genau ein Treffer zur Domain (z.B. Tesla.de) oder Telefon der Firma (Outlook) / Adresse (Theseus) wie z.B. 02131-95151-0 so wird die Kontaktperson in einer existierenden Adresse angelegt.
-Ansonsten wird eine neue Kontaktperson und Adresse angelegt.
Alle durch die Synchronisation neu angelegten Kontaktpersonen werden automatisch für den Exchange-Sync abonniert.