Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Adresse oder Person möglichst eindeutig zu identifizieren. Die beiden wichtigsten stellen wir Ihnen hier vor:
1. ID
Dies ist eine interne Nummer, die bei der Anlage dieser Adresse oder Person vom System automatisch vergeben wird.
Sie ist innerhalb des sie vergebenden Systems immer eindeutig. Es dürfen keine Daten mit IDs importiert werden, wenn diese IDs nicht der Zuordnung zu bereits im System bestehenden Daten mit diesen IDs dienen. Es kann sonst zu Fehlern kommen (bestehende Adressen werden unbeabsichtigt überschrieben oder Daten können nicht importiert werden).
Sie können die ID z. B. verwenden, wenn Sie Adressen exportiert haben und diese Adressen nun durch weitere Angaben vervollständigt oder korrigiert wieder in das selbe System zurück importieren wollen.
Auch können Sie die IDs als ID_FK für einen Import in ein anderes System nutzen. Beachten Sie dabei unbedingt die unten genannten Angaben.
2. ID_FK bzw. Fremdschlüssel
Dies ist eine ID, die von einem Fremdsystem oder manuell vergeben wurde, und taucht in Theseus üblicherweise nur bei importierten Daten auf. Innerhalb des Systems, das diese ID vergeben hat, ist sie in der Regel eindeutig (z. B. die "normale" interne ID, wie unter 1 beschrieben). Beim Import in andere Systeme muss das aber nicht unbedingt der Fall sein. Deshalb ist auch hier Vorsicht geboten.
Achtung: Damit sichergestellt ist, dass der verwendete Fremdschlüssel wirklich eindeutig ist und es nicht zu ungewollten Überschneidungen mit evtl. im Zielsystem vorhandenen bzw. bei parallelen Importen verwendeten Schlüsseln kommen kann, sollten sie der "normalen" ID ein Kürzel für die Dateibezeichnung, die Initialen des Importierenden und das Datum des Imports voranstellen und das dann als Fremdschlüssel verwenden.
Beide Typen helfen Ihnen, wenn Sie zum Beispiel mehrere Personen zu einer Adresse oder mehrere Adressen zu einer Person importieren wollen. Anhand der ID/ID_FK erkennt Theseus, zu welcher Adresse eine Person bzw. zu welcher Person eine Adresse zugeordnet werden soll. Gehen Sie dabei wie folgt vor:
1. Sie wollen mehrere Personen zu einer Adresse importieren (z. B. alle Mitarbeiter zu einer Firma)
a) Wenn es wie im Beispiel angegeben noch keine Adressen oder Personen in der Datenbank gibt, geben Sie die Adresse und AdressID_FK in der zu importierenden Datei einmal an (eine Person kann in dieser Zeile bereits vorhanden sein, muss aber nicht) und geben bei den anderen Personen nur noch die AdressID_FK der entsprechenden Adresse an. Die übrigen Adressdaten-Felder können Sie frei lassen, wenn Sie in den Einstellungen "Mit leeren Werten überschreiben" deaktiviert haben.
Alternativ können Sie auch erst die Adressen importieren und dann in einem zweiten Schritt mit einem separaten Schema die dazu gehörenden Kontaktpersonen (wie unter b).
b) Existiert die Adresse bereits in der Ziel-Datenbank, dann können Sie direkt die AdressID angeben und brauchen gar keine weiteren Adressdaten aufzuführen.
Hinweis: Sie können mit einem Schema eine Datei nur entweder auf Grundlage von AdressIDs ODER AdressID_FKs importieren. Auf welcher Grundlage Sie importieren, legen Sie in den Einstellungen im DropDown "Dublettenschlüssel für Adressen" fest.
2. Sie wollen mehrere Adressen zu einer Person importieren (z. B. alle Verlage, für die ein freier Journalist tätig ist)
a) Wenn es wie im Beispiel angegeben noch keine Adressen oder Personen in der Datenbank gibt, geben Sie die Personendaten und PersonID_FK in der zu importierenden Datei einmal an (eine Adresse kann in dieser Zeile bereits vorhanden sein, muss aber nicht) und geben bei den anderen Adressen dieser Person nur noch deren PersonID_FK an. Die übrigen Personendaten können Sie frei lassen, wenn Sie in den Einstellungen "Mit leeren Werten überschreiben" deaktiviert haben.
Alternativ können Sie auch ein Schema für den Import der Personen nehmen und in einem 2. Schritt mit separatem Schema die Adressen zu diesen Personen importieren (wie unter b).
b) Existiert die Person bereits in der Ziel-Datenbank, dann können Sie direkt die PersonID angeben und brauchen gar keine weiteren Persondaten aufzuführen.