Hinweis für Administratoren: Zur Nutzung der Serienbrief-Funktion von JTheseus muss unter Administration -> Mandant -> Allgemein ein Pfad für die Vorlagen eingetragen werden. Dieser muss auch den gewünschten Namen der vom System zu erstellenden CSV-Datei haben (Beispiel: c:/Vorlagen/Vorlagen.csv). Es handelt sich hier nur um die Ausführung auf dem Rechner des Users, so dass "Laufwerk c" für Benutzer anderer Rechner kein Hindernis darstellt.
Ablauf
Die Erstellung einer Vorlage mit Word kann von Version zu Version mehr oder weniger stark variieren. Hier zeigen wir Ihnen daher nur ein Beispiel für die Erstellung einer Word-Vorlage anhand Word 2007:
Öffnen Sie Ihr Word-Programm und wechseln Sie dort im Menübereich oben auf die Registerkarte "Sendungen". Dort erstellen Sie den Brief, der als Vorlagen-Dokument dienen soll, wie jeden anderen Brief auch. Lassen Sie dabei aber die Stellen, an denen später die Daten aus JTheseus eingefügt werden sollen (das sind in der Regel die Empfänger-Adresse sowie Anrede und Ähnliches), leer.
Klicken Sie jetzt auf "Empfänger auswählen" und wählen Sie dort die Option "Vorhandene Liste verwenden"
Danach öffnet sich ein Explorer-Fenster, in dem Sie nach der gewünschten Datenquelle suchen können. Wo die Datei liegt und wie Sie heißt steht in JTheseus in der Mandanten-Administration, Registerkarte "Allgemein". In der Regel wird das c:/Vorlagen/Vorlagen.csv sein.
Hinweis: Wenn Sie noch keinen Einzel- oder Serienbrief aus JT auf Ihrem Rechner ausgeführt haben, gibt es diesen Ordner bei Ihnen noch nicht. führen Sie einen Serienbrief aus der Kombisuche mit einer beliebigen Adresse und einem beliebigen Dokument aus (muss keine Seriendruckfelder beinhalten). Dann wird der Ordner mit der CSV-Datei bei Ihnen erstellt. Sollte dies nicht der Fall sein, wenden Sie sich bitte zwecks Angabe des Speicherorts an Ihren Systemadministrator.
Nach Auswahl der Datei werden Sie eventuell nach der Textcodierung gefragt. Die Voreinstellung hier ist meistens richtig. Wichtig ist, dass Sie in der Vorschau alles lesen können (keine kryptischen Zeichen).
Jetzt können Sie an den in Ihrem Brief freigelassenen Stellen die Seriendruckfelder einfügen. Klicken Sie hierfür mit Ihrer Maus an die Stelle im Text, an die das erste Seriendruckfeld eingefügt werden soll, und dann auf den unteren Teil des Buttons "Seriendruckfeld einfügen". Es öffnet sich eine Liste der Felder aus Ihrer CSV-Datei. Wählen Sie hier das entsprechende Feld durch Anklicken aus. Es wird automatisch an der Stelle Ihres Cursors eingefügt.
Machen Sie das an allen Stellen, an denen Informationen aus JTheseus eingefügt werden sollen (die Felder müssen sich natürlich alle in dem Schema wiederfinden, das zur Erstellung der CSV-Datei von JTheseus herangezogen wurde).
Wenn Sie fertig sind können Sie sich über den Button "Vorschau Ergebnisse" anzeigen lassen, wie ein fertiger Brief aussähe. Prüfen Sie hier, ob überall die richtigen Daten übernommen wurden. Wenn Sie Übung im Umgang mit der Erstellung von Serienbriefen haben, ist dies insbesondere für die Prüfung benutzer Funktionen wichtig.
Beim Ausführen des Serienbriefs kann es sein, dass Sie während Word geöffnet wird wieder nach der Codierung gefragt werden (Behandlung wie oben beschrieben). Ihnen wird der Serienbrief erst in der Registerkarte "Start" mit den Serienbrief-Feldern angezeigt. Wechseln Sie dann in die Registerkarte "Sendung". Wenn Sie auf "Vorschau Ergebnis" klicken, können Sie sich anschauen, ob alle Briefe korrekt sind.
Über den Button "Fertigstellen und zusammenführen" ganz rechts können Sie den Serienbrief ausdrucken.
Wenn Sie ihn direkt ausdrucken wollen, wählen Sie "Dokumente Drucken"
Wenn Sie vorher noch an einzelnen Briefen Änderungen vornehmen wollen, wählen Sie "Einzelne Dokumente bearbeiten".