Sie können direkt beim Import von Outlook-Mails entscheiden welchem JTheseus-Projekte diese zugeordnet werden sollen. Hierfür müssen Sie für jedes Projekt entsprechende Importordner in Outlook anlegen und diese im Anschluß in der Benutzerkonfiguration in JTheseus Ihrem EMail-Postfach als "Import-Ordner hinzufügen". Jedem dieser Import-Ordner kann dann ein eigenes Projekt als "Ereignis-Projekt" zugeordnet werden.
Drei Beispiele zur Veranschaulichung:
- Sie erhalten eine "Anfrage" per EMail. Anfragen sollen immer in das Projekt "Vertrieb" in JTheseus importiert werden
- Sie erhalten eine "Nachfrage" vom Steuerberater per EMail. Solche Nachfragen sollen in das Projekt "Verwaltung" importiert werden.
- Sie erhalten ein "Reklamation" per EMail. Diese sollen immer in das Projekt "Beschwerden" in JTheseus importiert werden.
Ablaufschritte:
- Legen Sie in Outlook "3 Hauptordner" mit je "3 Unterordner" an (siehe Abb.)
Abbildung: Outlook, Import-Ordner anlegen
- Konfigurieren Sie in JTheseus unter "Benutzerkonfiguration, Register EMail" die "Import-Ordner" (siehe Abb.)
a. Pop3- oder IMAP "Postfach hinzufügen", soweit noch nicht vorhanden.
b. Klicken Sie im Bereich des Postfachs auf "Import-Ordner hinzufügen"
c. Wählen Sie im nächsten Fenster die zuvor in Outlook angelegten Import-Ordner nach Klick auf diesen Button
aus.
- Wählen Sie im gleichen Fenster das gewünschte Ereignis-Projekt z.B "Verwaltung" als Zielprojekt aus.
d. "Speichern" Sie die Einstellungen des Import-Ordners.
Abbildung: Benutzerkonfiguration, Register EMail, Import-Ordner hinzufügen
- Nach dem Speichern wird eine neue Zeile unter Ihrem Postfach mit den Einstellungen des neuen Import-Ordners angezeigt.
Wiederholen Sie den 2. Schritt um die beiden anderen Import-Ordner anzulegen.
- Damit sind alle Vorbereitungen getroffen und Sie können jetzt in Outlook z.B. eine EMail mit einer "Anfrage" in den Outlook-Ordner "Import_Vertrieb" verschieben. Nach einem festgelegten Intervall wird diese EMail dann in JTheseus in das passende Ereignis-Projekt "Vertrieb" importiert.