Wenn Sie den Import als Dienstleistung durch die Firma Tesla wünschen, beachten Sie bitte folgende Punkte:
- Bitte liefern Sie uns für den Import eine Excel-Tabelle oder CSV-Datei (Trennzeichen getrennt), in der jede Zeile eine Adresse (ggf. mit Kontaktperson) ist. Kontaktpersonen müssen in der selben Zeile die Angaben der zugehörenden Adresse haben.
- Die Tabelle muss eine Spalte enthalten, in der für jede Adresse eine ID (Fremdschlüssel = AdressID_FK) angegeben ist. Diese Angabe wird zur Identifikation der Adresse benötigt. Stellen Sie dieser ID ein internes Kürzel voran, damit nicht versehentlich bereits bestehende Adressen aktualisiert werden (z.B.: Firmenkürzel + ImportNummer). Damit keine Adressdubletten angelegt werden, achten Sie bitte darauf, dass Sie für die selbe Adresse auch die selbe ID nutzen. Alternativ können Sie die Vergabe der IDs samt Dublettenprüfung für die korrekte Zuordnung auch als Dienstleistung von Tesla durchführen lassen.
- Sowohl Adressen als auch Personen brauchen je einen Suchnamen, der Sie unabhängig von einer ID identifiziert. Wenn hierfür eine bereits unter anderer Spaltenüberschrift in der Tabelle existierende Spalte (z. B. Firma1 auch als Adresssuchname und Nachname auch als Personsuchname), teilen Sie Tesla das bitte schriftlich mit. Anderenfalls fügen Sie Ihrer Tabelle noch je eine Spalte für den jeweiligen Suchnamen hinzu. Der Suchname darf nicht länger als 100 Zeichen sein. Was darüber hinaus geht wird automatisch abgeschnitten.
- Innerhalb der Felder der Tabelle darf
kein Semikolon verwendet werden. Dies wird bei der später zu importierenden CSV-Datei als Feld-Trennzeichen verwendet. Ebenso muss berücksichtigt werden, dass
unabhängig von Ihrer Mandanten-Konfiguration für den Import folgende Grenzwerte gelten.
- Aus den Spaltenüberschriften muss für eine reibungslose Zuordnung zu den Feldern von Theseus hervorgehen, um was für eine Angabe es sich hier handelt und ob es sich um Angaben zur Adresse oder zur (Kontakt-)Person handelt.
- Telefon-/Fax-/Mobilnummern: Entweder Sie trennen diese Nummern selber ordentlich in Landesvorwahl, Ortsvorwahl, Nummer und Durchwahl (dann dürfen die einzelnen Felder nur noch Ziffern ohne Leerzeichen enthalten) oder Sie lassen diese Trennung als Dienstleistung durch Tesla vornehmen (dann darf nur EINE Art der Trennung zwischen Vorwahl / Nummer / Durchwahl genutzt werden). Es darf immer nur EINE Nummer in einem Feld sein. Auch müssen Landes und Orts-Vorwahlen für jede Nummer separat angegeben sein, sonst werden nicht existierende Medien nur wegen einer Landesvorwahl angelegt. Wenn es sich dabei auch noch um das Medium einer Kontaktperson handelt, wird auch gleich eine nicht existierende Kontaktperson angelegt.
- Datumsfelder müssen im Format tt.mm.jjjj gefüllt sein. Ein Datumsfeld darf nur EIN Datum enthalten.
- Die Tabelle muss die Spalten "Sprache Adresse", "Sprache Kontaktperson" und "Land Adresse" beinhalten. Achten Sie darauf, dass "Sprache Kontaktperson" nur in den Zeilen gefüllt ist, in denen es tatsächlich eine benannte Kontaktperson gibt. Ansonsten werden leere Kontaktpersonen angelegt.
Für die Sprache nehmen Sie bitte die englische Bezeichnung und für das Land das Kürzel, wie es unter "Stammdaten Länder" in der Spalte "Domain" angegeben ist. Beispiel für Deutsch/Deutschland: Sprache = German, Land = DE
- Eigenschaften-Werte für Einfach- oder Mehrfach-Auswahlfelder dürfen kein Komma enthalten und maximal 50 Zeichen lang sein. Sie müssen vor dem Import in den Stammdaten von Theseus angelegt worden sein. Dies können Sie selbst vornehmen, oder als Dienstleistung durch Tesla vornehmen lassen.
- Es können mehrere Eigenschaften in einem Mehrfachauswahlfeld angezeigt werden. Für den Import mehrerer Eigenschaftswerte in eine Eigenschaft, sollten diese zusammen in einem Feld stehen und mit Komma getrennt sein.
- Prüfen Sie bitte mit Hilfe der Filter- und Such-Funktionen von Excel vor dem Versand nochmal, ob in allen Spalten tatsächlich NUR die Werte stehen, die da rein gehören, und ob diese korrekt erfasst wurden. Insbesondere Namensfelder werden gerne dafür genutzt, statt nur den vorgesehenen Teil des Namens (z.B. Nachname) den kompletten Namen (mit Vornamen und oder Anrede) oder sonstige Angaben mit zu speichern. Auch beim Datum schleichen sich schnell Fehler wie falsches Trennzeichen (Komma statt Punkt) oder falsche Stellenanzahl (3 Stellen für das Jahr) ein. Auch sollten Sie darauf achten, dass "Standard-Angaben", die gerne einfach von oben nach unten durchkopiert werden, nicht zu leeren bzw. überflüssigen Datensätzen führen. Darunter fällt z. B. eine Landes-Vorwahl für eine nicht existierende Telefonnummer, eine Sprache für eine nicht existierende Person oder eine ID für eine ansonsten leere Zeile. Solche Sachen können durch Kombination von Filtern herausgefunden werden, von denen einer auf "leer" filtert.
- Es können keine Ereignisse importiert werden. Wenn es maximal 1 Ereignis pro Adresse / Kontaktperson gibt, können diese allerdings in eine Freitext-Eigenschaft oder die Adress-/Person-Notiz importiert werden. Achten Sie hierbei unbedingt darauf, dass der Text keine Zeilenumbrüche, €-Zeichen oder Gänsefüßchen enthält und nicht länger als 500 (Freitext-Eigenschaft) oder 2.000 Zeichen (Adress-/Person-Notiz) ist.
- Folgende "Zeichen" dürfen nicht in der Tabelle vorkommen:
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€ -> am besten ersetzen durch "Euro"
-
" -> am besten ersetzen durch '
-
; -> am besten ersetzen durch .
-
Zeilenumbruch -> entfernen!
- Folgende Zeichen können zu Fehlern oder zum Nicht-Importieren des Datensatzes führen, lassen sich aber in der Regel erst im Zuge des Imports erkennen und führen zu Nacharbeit:
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Gänsefüßchen mit spezieller Formatierung
-
Bindestrich mit spezieller Formatierung
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drei Punkte (...) mit spezieller Formatierung
- Sie können Ihre Daten von uns prüfen und ggf. korrigieren lassen. Sollten Sie diese Dienstleistung nicht in Anspruch nehmen, wird Arbeitszeit, die aufgrund fehlerhaft gelieferter Daten entstanden ist, automatisch zum Standard-Stundensatz abgerechnet.